公关礼仪-第26部分

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　　　　写英文封应使用较为厚实的信纸，为防信面的污染，也不要用字迹不清的打字机。

　　　　信纸的折叠有一定的规则。

　　　　一般的折叠法，是文字向外，先直后横，或先横后直。但信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。

　　　　文字向内的折法，是丧家凶信折法，写文言书信时，最好注意这点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为三地横折。先信纸的下端，后信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。如果使用带有透明窗口的信封，那么文字向外地折叠信纸。

　　　　信函，我们从社交信函、商业信函、公函三个方面来说明。

　　　　（一）社交信函社交信函就是社交场合为了联络感情或说明某一事情行为的信函。

　　　　１、日常平信一般有以下几个部分：信头，是英文信中特有的，包括日期和信内收信人名址。

　　　　日期向左顶格书写，顺序为月日年或日月年。再隔两行向右

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　　　　对齐书写收信人的信内名址，内容和顺序同信封。

　　　　国内信件无信头，只有称呼。亲戚长辈按亲缘、辈份称呼，同学朋友可称名字，可加“尊敬的”

　　　　、“亲爱的”等修饰语，亦可以“先生”

　　　　、“老师”缀后。顶格书写，中文信呼后用冒号，英文则用逗号。

　　　　中文信称呼后还可以写“您（你）

　　　　好！“

　　　　英文信不写。

　　　　启辞，就是开场白，或寒暄问候，或提示写信原委。

　　　　如是复信可酌用“大函奉读，得悉一切”

　　　　，“顷获惠书，欣悉康泰，至为宽慰”

　　　　，“接读手书，知君贵体欠安，甚为悬念”等等。如是催问前信是否收悉，可用“前此一函，想已达览”

　　　　，“日前奉一函，想已收悉”。最好在信件的正文中，仍不时文白相融，就比较浑然一体了。

　　　　如果是给海外友人写信，则最好考虑到对方的风俗、习惯。这样，当对方收到你的信时，不至于产生较大的距离感。

　　　　正文，是书信的主体。

　　　　可以根据对象和阐述内容的性质。

　　　　采取轻松诙谐的文笔或庄重、情深的风格。为尊重对方，一般先谈有关对方或为对方所关切的人、事、物，然后再述说自己的事情。

　　　　结束语，指书信结尾时，对收信人表示祝颂、钦佩或勉慰的短语。如“此致敬礼”

　　　　，“祝一帆风顺”等。对知识界朋友，可用“文祺”

　　　　、“编安”等祝颂语。一般的书写规格是，“此致”

　　　　、“祝”等词，紧接正文末尾书写；“敬礼”

　　　　、“编安”等另起一行顶格书写。

　　　　英文信结末语可用“您的真诚的”

　　　　（Ｙｏｕｒｓ

　　　　ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ）

　　　　等短语，需要注意的是这些短语后需加逗号。书写规则是在签

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　　　　名之上五行，右边与印刷体署名对齐。

　　　　署名，就是在结束语的右下方签署写信人的姓名。如是写给熟悉的亲友，可只写名，或在名前加上自己的称呼，如“弟”

　　　　、“门生”

　　　　、“友”

　　　　等。

　　　　称呼一般用小字写在名字的左上方，以示自谦。署名的后面可酌加启禀词，如对尊长用“印”

　　　　、“奉”

　　　　、“拜上”

　　　　；对同辈用“谨启”

　　　　、“上”

　　　　；对后生、晚辈则可用“字”

　　　　、“白”

　　　　、“谕”。

　　　　英文信签名后，一般还应隔行打字机打出写信人的姓名和职务。

　　　　一般将写信日期写在署名或启禀词的后面，或写在下一行的右下方。

　　　　有时在日期之后为烘托撰信时的氛围、心境，还可缀上“案前”

　　　　、“寓所”

　　　　、“灯下”等字样。

　　　　附注及附件。附注如“请代向××问好！”等。附件，通指附在信函中的照片、入场券、请柬等。

　　　　应在正文中写明，并注明名称、数量。英文信中的附件则在印刷体署名下二行向左对齐注上Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ，只有一件附件时用单数形式，二件以上附件时用复数形式。

　　　　有时在写正文时疏漏了一些内容，需要补进而又不好插在原文里，就可以于年月日后下一行顶格书写“又及”或“再及”加冒号，扼要地补上。

　　　　英文信现在流行先生、小姐、女士、职务（衔）

　　　　、学位的称呼，日期、信内收信人名址、称呼、正文各段落、结束语和署名均靠右对齐，正文各段落的首行均无需缩进，仅以隔行表示分段。英文书信除签名外，均用打字机打印，在欧美国家通常是用激光打印机打印。

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　　　　２、感谢信、表扬信当得到某人、某组织的帮助时，除了口头感谢之外，有时应该写封感谢信或表扬信。感谢信或表扬信一定要反映真实的感谢赞扬之情。一般寄给帮助者，也可以公开张贴和发表。

　　　　公开张贴和发表的要说明感谢表扬对象的帮助行为过程，对感谢者的作用以及这一帮助行为的社会意义。

　　　　按西方国家的礼节，你在作为宾客参加某项活动后，应该写一封感谢信，这比去一个电话致谢显得更为诚恳。主持者感到参加者曾度过了一段愉快的时光，活动才算圆满结束，并且，听参加者诉说活动之乐，被认为是主持者的一大乐趣。

　　　　感谢信可从不同角度表达自己的感谢之情。但是明确告诉主持者自己度过一段愉快的时光和说出愉快的理由，这两点是不可或缺的。收到礼物后的感谢信，内容可包括礼物名称和喜欢程度。

　　　　３、祝贺信卡人人都喜欢受到赞扬，祝贺信就是赞扬对方而建立友好关系的信件。祝贺信可用打字机打，也可手写。有一个重要的原则就是及时。如果对方生日都过了一个月，那么你再寄出生日贺卡就不合适了。

　　　　祝贺信可写给个人，也可写给组织。

　　　　可祝贺的事情很多，如公司开张庆典，对方升迁，新人结婚等。

　　　　祝贺信以祝贺为主，并勉励其百尺竿头，更进一步。写法应亲切、诚恳、友好。

　　　　４、唁电、唁函对亲友、同事或有过特殊交往的人，在获知其噩耗丧音

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　　　　之后，应表示一下自己的慰问，可以唁电的形式及时发出，即使已准备出席葬仪，也可先致唁电，并告知对方出席的打算。

　　　　唁函，内容顺序大致是对逝者亲属的安慰，对逝者的功绩与品德的赞扬，简述逝者与自己的交往和情谊，最后再对逝者的亲属表示慰问。唁函不夹叙其他事情，落款署名除年高位尊的长辈外，一般要有称谓。如要请人代办花圈等事宜，亦应在其中写明。唁电、唁函可发给治丧委员会或对方亲属。

　　　　在外国，有些文具商店里有一种吊唁卡，简单填写就可使用，关系亲切的应该亲自手写，而不用打字机打。

　　　　５、求职信求职信是提供给决策者认识求职者形象的第一依据和第一印象。写好求职信，是求职者引起对方注意的基础。求职信大体有三种，一是针对某一单位的某一工作岗位，具有高度针对性的求职信；二是适用于众多工作岗位的求职信；三是混合型的求职信，即信的主体部分固定不变，只是在开头和结尾部分根据不同的工作岗位要求安排不同的内容和措辞。在当代社会，以第二类求职信为基础，适当运用混合型求职信，重点写好具有高度针对性的求职信。

　　　　一般来说，无论何种求职信都包括以下几个基本内容：①个人基本情况；②申请的工作岗位；③胜任工作的条件；④表示面谈的愿望。

　　　　个人基本情况主要包括性别、出生年月、受教育经历、工作经历、所取得的成就、特长和爱好等。应通过事例来写所取得的成就。如搞过什么设计，有何发明，发表过什么作品和获过什么奖等，并附上一些支持材料。写特长和爱好应避

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　　　　免使用“较高”

　　　　、“很高”等模糊的词语。在信件的字里行间跳跃出自己的热情和活力，展示积极和良好的个性，不要表现出消极被动的工作态度。

　　　　求职信不宜太长或太短，一般以两页为适。同时也应适当准备一些支持材料，在信中适当地方提请对方注意相关材料。求职信要简明扼要，内容分类清楚，文字简练，最好用打印机打印。在陈述受教育经历、工作经历和工作业绩时欧美国家习惯书写规则是：越靠近现在的写在越前面；每一经历或业绩换行书写。

　　　　在欧美国家求职、求学通常还要求求职、求学者写一份个人陈述（Ｐｅｒｓｏｎａｌ

　　　　Ｓｔａｔｅｍｅｎｔ）

　　　　，陈述自己的求职、求学的原因、目的和职业生涯目标。

　　　　（二）商务信函商务信函的内容千差万别。较之日常社交信件，国外在首页中的某部分（上下左右均可）有公司印有的名称和详细地址、电话、传真号、公司标志。公司名址可用一种以上的颜色。

　　　　１、预订信、订购信一般的旅馆预订信应包括三部分内容：（１）说明房间的种类和间数，还可以提出相关的要求；（２）告知到达日期和时间及离开日期，也即占用房间的时间；（３）要求对方报价和确认。

　　　　订购信内容必须具体、完整、确切，因此，仔细校对每个字和反复核对都是非常必要的。注意不要涂抹和改动，一些不必要的事情如订购原因等不宜写进去。

　　　　订购信包括以下内容：①所需商品的准确名称和货号；②

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　　　　商品的详细规格（如尺寸、型号、标准、质地、颜色等）