卡耐基成功全集之二经营管理方略-第148部分

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例如某人的分类项目若为“海外不动产投资”，那么有关国外的税制书、　美国各州税的书、租税条约、契约法此类和法律有关的书，以及和国际汇总　
有关的书，许多法律、税务和其他范畴有关的主题书，都会收集在一起。
如此排列，因未按书籍的开数排列，所以显得很零散，也许别人看起来，　认为并未整理，不过对管理者而言，却是最容易使用的整理方式。这种配合　
各种主题的整理方法，等于以后需要某个主题时就非常便利了，也不再有找　不到书的困扰，而能依自己所需，马上找出必要的书籍。分类每个主题时，　
所应注意的是，书架上要经常维持能补充书的空间状态，因为某个主题的书，　日后可能会陆续增加，或者按情况改变内容时，能预先有所准备。
所以，最好避免书架上的书，排得满满的。宁可每个角落，都留有裕的　空间比较好。
以自己的每个主题来分类，并预留空间，如此就可减少查阅的时间，这　是活用书架的整理法。即使是自己的书，必要的部分也应复印归档。
10。即使是自己的书，必要的部分最好也复印　自己的书也屡次复印。也许有人认为那样做很浪费，但是，若有一本复
印本，其能有效的活用程度胜过若干本书。　有关信息活用，在以后会详细说明。从书本上收集某些信息时，将书中
相关信息复印下来并归档；不然，若将相关主题的书排在桌上的话，那桌上　光是书就排得满满的。接着，再依其需要翻阅相关书，这又需要花上一段相　当长的时间。
一本书中某个主题的相关部分，一般来说，顶多只有几页，必须翻阅同　一本书，这是非常大的耗损。所以，从书架上取出所需的书时，若看到与主　
题相关的页数，就立刻复印下来，然后装订在文件夹中。
不仅对书是如此，对其他主题的相关信息，也都整理在同一个文件夹中。　这么一来，要运用时就方便多了。
例如，在拟定有关法律的专业稿时，常常参考法律专业书籍，而法律专　业书籍，不管哪一本都相当厚，桌上光是摆放法律相关的书籍，就占去书桌
的一大半，并且还得—一找出所需的页数，真是相当麻烦。
用　B5　的纸来复印书中所需的必要判例或条文等，复印本并按顺序标上　ABC？？。将这些装订到各个主题文件夹中，而在写稿时，使用到那些判例或　
条文，就在稿件上，写上“放入　A”的字样做为记号。
如此一来，即使在写稿时，也无需浪费另外的时间从书上找出资料。何　况，只有不让写稿的进度中断，才可书写顺利。
再者，从整理书架的观点来看，因为用过的书立刻归位，以后，就可能　想起，那本书是分类在哪个地方。专业性的书籍应固定放在书架的某个地方，　
以便配合需要，保持能立刻找出的状态。
再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地　活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只　
要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。　若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要　的部分。
11。舍弃不要的书，买数本重要的书　正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查
阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办　呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经　
过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种情况，就应立即放弃　阅读。
再者，同一本书买好几本，也许会觉得太浪费，但是，使用频繁的书，　最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为　
家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状　态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参　
阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍，　如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹　豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无　
论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。


缩短查阅时间的信息整理术
1。缩短查阅时间是活用信息的基础　查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅
时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。　因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时
间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并　不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的　作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就　
相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力，　即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行　业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活
用信息的意思。
2。整理信息尽量单纯化　信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，
是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使　用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆　珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数，　而自制的索引。
因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。　基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但　
只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，
而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。　所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。　
因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，
但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需　求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目　
前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的　信息。
3。以手册化来提高整理效率　如果有必要，请聘请秘书。
不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬，　及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹　
的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是　这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。
因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳　出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授　
上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的　工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内　容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。　例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择　特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若
无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目，　然后再加以细分。
（2）填写日期
（3）剪报　秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小　大小以　B5　的纸为基准。
（5）复印的浓度　复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔
（7）核对　有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由
秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒　核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入　主管
的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后　按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中　副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装
订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确，　或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分　类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规　的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分　剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主
管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。　以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应
再核对一次。
4。文件夹的规格要统一
管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用　B5　的规格。统一用　B5　的最　大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地　
规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是　B5　的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用　B5　开数的纸，较为方便。　若是　B5　尚有加倍开数的　B4，这开数大部分的复印机都能复印，但　A4　
开的倍　数是　A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普