卡耐基成功全集之二经营管理方略-第142部分

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当然只靠来回在会场走动，就能接连不断地结识一些素不相识的人，这　是最理想的情况，但是实际上要做到，可就相当困难了。
5。培养人际关系时，须留意何事　即使常有见面的机会，但若没有灵活使用人际关系，也就不具任何意义
了。即使在宴会中和再多的新朋友交换名片，但若是限于此次宴会的来往，　那也是徒劳无功的。
其实宴会交往最重要的目的，并非仅限于初次会面，而是以后该如何活　用这次的一面之缘。总之，是否确实运用得来不易的一面之缘，才是重点。　
许多人交换名片后，就会直接归入名片档案里，但往后再看到这些名片
时，常想不起来这名片是从哪来？对方是何许人？　为了避免发生这种情况，所以在宴会或聚会结束后，就将当日收到的名
片，写上日期以及由谁介绍认识的，这是名片处理的第一步骤。　为使会晤过的人，成为与自己常来往的朋友，当然，付出相对的努力是
有必要的。宴会中碰过一次面的人，大都不会留有任何印象，这是很平常的　事。当有事请求对方，而仅凭一次会晤，就想请对方帮忙的话，是相当困难　的。
因此，要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系，而要确立此依　赖关系，就依赖是否能和对方建立起交情。
在初次会面时，应仔细地听对方的兴趣或所关心的事，然后，由我们先　提供一些对方所想要的信息。
例如，某人谈到目前想写些东西，但是由于工作太忙，想自己写实际上　是不可能的。若听到这类的话，我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。　
不仅当场提供信息，过后，并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用　说明书的复印本，这不仅会得到对方的感谢，而且也能增进彼此感情。总之，　
展开提供信息的说明服务，并借此当场订定下次会面时间，但实际上我们并　非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务，也就是人际关系的最佳
开始，此为第二阶段。　所以，我们先由自己提供信息给对方，然后，在对方打来的致谢电话中，
或是寄来的信件中，也会有“若有可效劳的地方，请告知”。　提供信息的目的，一方面是想得到对方的资料，另一方面也想让对方知
道，我们目前所关切的事，及能够提供有关信息的人并不多等。因此，应先　提供对方消息，然后才能得到相对的回报，为了使一面之缘能延续下去，这　些是很重要的。
当然，并非全是我们先提供信息给对方，也有由我们先向对方拜托的时　候，但通过介绍人仅见过一面交换名片，尚不能算是朋友，所以若直接拜托　对方是很冒昧的。
6。名片是人物信息档案的第一步骤　从见面到获得对方的信息，提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此，
整理出对方所需的相关信息是有必要的，这也是所做的人物信息档案。　一般人物信息档案，是将名片整理在名片簿中，然后再按其需要，从名
片中挑出重要的，记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等　三项。有关此三项目，以下将依次做说明。
第一项所要谈的是名片整理：　以前曾经谈过，从和初次见面的人交换名片，到与对方道别后，应尽可
能地将自己对对方的了解，写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见　面原因都一定要记录起来，若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方　
所关心的事、对方的特征，最好也能记录下来。立刻写下对方的资料，以后　才有与对方进一步交往的可能。并且，这也是以后登记在人才录的重要资料。　
以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而　一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并
且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。　名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人
的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但　是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。
名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是　必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文　26　个字母顺序排列　
的，但是仅仅只有一面之交的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起　来，不仅费时间也很可能找不到。
因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托　诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家　
公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的　关系类别，立刻找出对方的名片。
通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推　销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也　
就是说，按照目的意识来做取舍。
7。通讯录则是按卡片分类的整理法　第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换
的可能，所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中，挑出必要的名片，　转记在通讯录上。
很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次　新目录。
而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的　页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，　
而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。
以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。　而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的
规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录，　每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位　的住址。
而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的　使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下　
工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名　称、所属的工作单位、职务，第四行是备注栏，第五行则是此人的姓名。
姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时，　只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。　
在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做
好姓名录了。
8。人才录是人物情报的核心　第三步骤是人物情报核心“人才录”。
通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门　和职称。但至于此人精通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通　
讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。
而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。　但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目　
的，下一番功夫来做人才录是有必要的。
“人才录”这个名词，在辞典中没有，是我们自己创造出来的名词。其　含意是人就是宝贵财源，所以称为人才录。
人才录是将住址目录做更集中的登记。总之，顺序是名片簿、通讯录、　人才录，且范围愈来愈集中。相对地，人才录应称得上是交际网的核心，且　是庞大的财产。
人才录所使用的是　B6　规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统　计，或读书时的卡片。
市面上也有整理个人信息的专用卡片，但有些卡片，比一般人信息的卡　片更薄，一份档案就能整理许多的卡片，容量大、格数多才能达到使用目的。　
一般的专用卡纸，其记入项目受到限定，反而不好使用。
人才录中所记录的项目栏包括：姓名栏、假名索引栏、性别栏、出生年
月日栏、会面栏、学历栏、职务栏、籍贯栏、公司栏、现在住址栏、家庭状　况栏、备注栏等。
因为记入这些资料，只要看此人的人才录，就能了解到他的大概情况。　并且，由于事先有完整的人才录，一旦使用时，就能在短时间内获得自
己所需要的信息。　有关籍贯栏，或许有人会认为“有此必要吗？”这和户籍上的籍贯不一
样，而是出生地，或较少变动的住址，能间接与对方连络的住址。比如即因　对方迁居，而无法连络时的紧急连络住址。
再者，公司栏、住址栏为考虑搬家因素，所以都留有很大的空白。
9。贺年卡是人物情报的来源　在寄出贺年卡或圣诞卡前，应先复印通讯录，这在前面已提过了。因为
只有姓名的那一栏看得见，所以复印通讯录，就可以有一份依　26　个英文字母　顺序排列的姓名目录。
某些老板每年寄出的贺年卡，大约　2000　封，作业量相当庞大，所以，使　作业精简化是很重要的。而此作业大部分都是委托秘书去做，但有时是他们　
直接来做，且为了避免出错，所以都先复印通讯录来核对。
寄贺年卡应以人才当为基准。人才录上标有“○”、“△”、“×”这　些记号。“○”表示一定会寄来的人，“△”表示某年曾寄给对方，但未收　
到回函，“×”表示无需寄贺年卡的人。
总之，这些老板人际关系档案都集中在名片本、通讯录，及人才录上。　因为仅人才录就登录了约数千人，所以所寄出贺年卡的数量也相当可观。
贺年卡是复印文书处理机原稿的明信片，草稿由老板自己写。至于转入　到文书处理机及其复印，复印通讯录工作，核对人才录上所写的收件人姓名，　
则全由秘书来做，然后在写好收件人姓名的明信片上亲笔附加些贺辞。
在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段，以及最后寄出贺年卡　的阶段，每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一　
来，若