卡耐基成功全集之二经营管理方略-第127部分

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是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录　关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但　
也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了　每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信　
息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可　以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点：
1。名片及通讯录的基本管理法
在　80　年代个人电脑刚刚兴起时，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，
能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，　电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞　
尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，电脑一度曾被视为“协助业余者增长　智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片·通　
讯录的管理”套装软件，也不断被开发出来。
用电脑处理人物资料，具有三大优点：（1）能够自由地删除或增加名单；
（2）能够快速地查询；（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所　无法达到的优点。
不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：（1）输入作　业相当麻烦；（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极　
限；（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现　有的通讯资料，尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新　
输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、　通讯录的电子化，于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理　
机），立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用　20　余年，虽然外表陈旧不堪，至　今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理，就必须设定一个　至少可持续　
10～20　年的系统。人生的　20　年一晃即过，整理信息也应该配合　人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必　须针对五个项目逐一改进：（1）输入所需花费时间；（2）资料的容量；（3）检索　
能力；（4）携带性；（5）20　年后的持续性。然后再综合两项要点：（1）首先制　作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本　
中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变　得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2。建立“纸资料”为中心的管理系统
传说名片最早起源于　17～18　世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名　片被视为一种身份地位的象征，××经理、××科长、××助理？？，五花　
八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性　来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公　
司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道　无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。
（1）名片的规格　名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少
功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅　改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效　
率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，　防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还　是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
（2）名片的再次加工　名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的
姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要
注明会面的时间及日期。例如在　1989　年　4　月　14　日下午　6∶30　见面，那么就　
在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人　是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的　
记录，很快即能确定对方的身份。
把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：A　按　个人姓名第一个字的拼音顺序排；B　按公司名第一个字的拼音或字母顺序　排；C　
按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。　例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其　
实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这　种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买　
空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中　保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。　
以这张名片为例，它的公司名称是“Heart　munication　Center”，　
那么就应纳入公司类别中的“H”音中；而对方的名字叫“约翰”，那么复印　的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中；最后一张复印名片则按照它的营　
业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中，这就是一张名片的三种
不同的检索方法。　为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒
的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因　无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。
（3）“档案袋”的名片整理　把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你
为了“A　事”而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上“A　事”的　标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅“A　事”的档案资料，便可　
很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。　这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可以将与　A　事有关人士的名片复印　在一张　
A4　纸上，然后放入　A　事的档案袋中，以后只要取出　A　事的档案资料，　即可一并查出有关人士的名片资料。
一般地，一张　A4　纸顶多只能容纳　12　张名片，如果能先复印在　B4　纸上，　再缩小成　A4　纸的尺寸，那么一次就能容纳　20　多张名片；如果是由　
A4　纸缩小　为　A4　纸，一次容量更可高达　24　张。不过要提醒你的是，由于名片具有资料　价值，所以正反两面都必须复印保存。
（4）六孔式活页手册整理法
在　1968　年　10　月，有人针对具有　60　年历史的英国制六孔活页手册，出版　了一本“超级手册工作术”，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分　
畅销。而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一　种。手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，　
既造成手册的负担，也容易丢失。
有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印
3　张名片，两面即可印　6　张，绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些　访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录　
于旁，即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时，都会　将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在
委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以　传真、快递方式准确地传达给对方。
（5）通讯录的法则　每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整
理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用　20　年以上时，　眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上　
的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页　数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想　
分配通讯录，例如利用　6　孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英　文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃　
为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排　列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注　ABC　字母索引。
（6）通讯录必要的资料　要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登
记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的　良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上　会产生麻烦。
在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前，　几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的　
通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多　的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、　
分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：A　究竟要选　择个人还是公司名称？B　资料的文字量过多，空格容纳不下。
为避免造成麻烦，有三大原则可供自己“强制”解决这些问题：A　如果　对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；B　如果有分公　
司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在　公司名称的下一栏。按